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想一天有 48 小時?15 種提升工作效率方法

15 種提升工作效率方法

想提升工作效率,但又不知道從何入手?那請你一定要往下看!

「很想一天有 48 小時啊!」無論在工作抑或是生活上,我們都渴望提高工作效率,好讓我們能完成更多事情。每人一天只有24小時,但為什麼有些人總好像有能力完成比較多的事?關鍵其實在於你懂不懂得操控自己的身心。

接下來我將會整合坊間一般使用提高工作效率的方法,和我自己親身實際操作的分享。

跟拖延症說再見

莎莉曾經也患上「拖延症」,很多事情想完成卻經常無法完成。家中買了許多關於時間管理、心理學書想解決這個問題,但卻一直沒有成效 —— 本身想去溫習、工作,最後卻跑去看電視、滑手機。

最近因疫情關係,許多人都 Work from Home 在家工作,但卻因為太舒服的關係,而令拖延症更加嚴重。每到晚上,便為當天自己的所作所為悔恨不已,認為自己浪費了時間,甚至對自己慢了下來產生焦慮。

經過多年的Slash工作模式經驗,我發掘了一套新的工作模式,漸漸地,我每天幾乎都能完成我當天所設定的任務其實這些並非什麼神奇的事,只需改變一些生活小習慣,就能瞬間提升你的工作效率。

15 個提高工作效率的秘訣

1. 提早一個小時起床

提升工作效率

設定鬧鐘,在工作開始前提早一個小時起床,便可以獲得多一個小時完全沒人打擾的時間。

很多人辯說自己是「夜貓子」,所以只可夜睡不能早起,但其實真實的「夜貓子」只佔非常少數,不過也有研究指出,的確不是每個人都適合晨早起床。所以絕大部分人其實是介乎「晨型人」與「夜貓子」之間。所以我只是叫你根據自己的起床習慣,調早一個小時起床

如果上班已經很早,不能再提早的話,建議大家可以從週末時間開始。很多人喜歡週末睡到自然醒,但總愛「翻睡」,有一種補償睡眠的心態,但一醒來往往已經是中午,剩下可以工作的時間變相少了很多,所以最後很容易會變成「什麼都沒做」。

即便在家工作、抑或是週末,我也會遵照平日上班時間休息(其實現在已經成為了定時自然醒,完全不辛苦,也無需鬧鐘)。多了這一小時,可以慢慢吃早餐、沖杯咖啡、拉筋、冥想、看新聞,讓自己身心都準備開展工作。就像考試一樣,給自己越多時間準備,越能減低焦慮,之後的工作效率也會提高很多哦

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2. 為自己創造一個工作空間/ 儀式

增加工作效率

每天在開始工作前,先花一點時間整理桌面,把桌子上多餘的、讓你分心的物件收拾好會大大提高你的集中力,也讓你工作更有效率。

此外,為了讓自己的心理上進入工作狀態,一點小儀式是必須的,好告訴你的身體,你要準備動工了!我自己會在開始工作前,泡一杯茶或咖啡放在電腦的右手邊。有些朋友會在工作前去廁所(笑),也有些人喜歡為自己點播一些背景音樂,轉換心情。

3. 每天臨睡前準備定隔天的待辦事項清單

寫待辦事項,提升工作效率

每天晚上臨睡前,整理隔天要做的事情,寫成待辦清單(To-do-list)一來可以讓你隔天有動力起床,二來可以快速讓你進入工作狀態,避免了許多錯漏。

不知從那本書看過,人的腦部有一個結構,如果你有一樣事情應該要做,腦部便會定時向你發出信號,直至你完成這項工作為止。如果你有很多待辦事項,腦部將會承受很大的負荷,因為它要協助你「記得」這些事項,把這些事項寫下來就能大腦從這種壓力釋放,讓大腦輕鬆運作,增加效率。

4. 先做最需要用腦的事情/排好自己的 Pirority 

提升工作效率

每個人一天要處理的事情非常非常多,我懂的,特別在公務上。所以設定自己的 priority 優先順序非常重要。不知道到底哪項事情最重要?可以參考下圖,將工作分成 4 類:重要但緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要而且不緊急的事。

提升工作效率

被你歸類為重要但緊急,絕大部分應該是工作上的事吧。首先,其實並非所有工作相關都是很緊急的事。譬如你同事找你處理事項、公司收到電郵,有時其實可能一點都不緊急,所以你懂得如何分辨。而且這些事情,多數是為別人而做的事情,對你來說真正重要的,其實是「重要但不緊急的事」,因為那些多數是你自己的事情。

例如你自己的個人專案、你想發展的興趣等等。所以即使再忙,每天記得也要花點時間經營屬於你的自己事情,別讓那些看似很緊急但其實做完對你將來沒有太大幫助的工作,佔據你生活太多時間。如果不是,就很容易掉入「窮忙」的陷阱之中。

5. 了解自己最具生產力時間,做最難的事

提升工作效率

很多時間管理書都會跟大家說,早上要處理最困難的事。不過這句話背後的意思是,在你最具生產力時工作。因為我知道很多人未必早上最具生產力,可以是下午、傍晚、或者是深夜。但無論哪一段時間你最具生產力,就盡量把最困難的事安排在那段時間吧!

以我為例,一般而言我通常會利用早上這段時間做最困難的工作,下午則從事 idea 構思等需要用腦但不需要文字的工作。因為當你最精神、最有精力時,也最具生產力,利用這段時間工作會事半功倍呢!

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6. 建立系統

提升工作效率

建立工作流程,可以大大減少你工作方式的時間,讓你能夠快速完成工作。譬如建立 invoice 的 template、設立寫作的 SOP :搜集資料、擬定題目、開始寫作、找圖片、甚至是旅行 pack 行李的清單等,因為這些都是經常會重複做的事,有了系統以後就可以節省許多時間。

7. 設立自己的休息時間

休息是為了走更長的路

無論上班族、Slash在家工作的人,都需要好好設立自己的休息時間。

一開始我在家工作時,每天對著電腦10多個小時,因為沒有上班也沒有下班時間,我就一直做做做直到睡覺前半個小時,我才真正有休息的時間。後來我發覺這樣自己很緊張、也很容易覺得焦慮、睡眠質素也不太好。後來我就設定了工作時間,我像一般上班一樣,在家也是大概10點開始工作,中午 12 點到 2 點吃午飯、休息一下,下午繼續工作,直到 6 時多 7 時左右就休息了。

休息,是為了確保自己不會因太緊張而burnout。太緊張會導致效率下降,影響自己健康之餘,也會影響與家人朋友的關係。如果上班的話,千萬別讓工作影響你太多的私人休息或生活。假如你的生活只剩下了工作,那就是時候思考一下,要不要轉換其他工作了。

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8. 給予自己獎賞

獎勵自己,提升自己工作動力

你可以給予自己獎賞,為自己提供工作的動力。有研究發現,當你將一些複雜的工作選項與一些正面的獎勵聯繫時,能夠達成這些任務的機率將會大大提升。

我自己會這樣做,假如自己工作完一個早上後,下午我會可以準許自己看一套不用腦的電影/電視劇來獎勵自己(笑),又或者打遊戲機。這個獎勵可以是任何你自己喜歡做的、可以很不事生產的事情、甚至是邪惡的事情,例如吃甜品、玩遊戲機、買衫等等。

9. 專心處理一件事

集中處理一件事,提升工作效率

許多研究顯示,人根本不能「Multi-task」,而只能在不同的工作中快速切換。所以不要再以「Multi-task」這項技能而驕傲,因為假如你不停在不同的任務中切換,其實會影響你的生產力。

試幻想原本你正在做 A,被打斷了切換成 B ,再回頭做 A 時,又需要花一段時間才能讓自己進入狀態,這樣比先完成 A 後再完成 B 要花上更多的時間。美國心理學會的研究報告顯示,「心智和大腦並不適合同時處理多項耗費心力的工作。」所以今日就專心做好一件事吧!

10. 關閉社交網絡

提升工作效率

別高估自己的能力,避開引誘你們拖延的東西,關閉社交網絡吧!

Work from home 會面對很多引誘,因為沒有人去監管你,只能靠自律。很多人容易長期在線,看手機和朋友聊天。但社交網絡不但讓你分心,而且社交網絡上的新聞、別人的生活都會很容易讓你出現情緒低落、憂鬱、自卑的心態,這些心態都非常影響你的工作效率。

如果我想寫文章時,我一定會把臉書、Whatsapp 網上版關掉,好讓自己能夠專心寫作。

11. 安排幾段不被打擾的時間 

無論工作抑或在家,總是有很多人會來打擾你,大大影響你的工作效率。

例如同事叫你幫忙、老闆問你問題、媽媽叫你幫忙做家務或吃飯等。很多時他們是無心,所以為了避免這個情況出現,最好你先跟他們說你什麼時段在忙,叫他們盡量不要打擾你。

例如在家時,閉上房門工作前,我通常會與家人說一句,「我要工作了。」(這也是一種儀式)每次我這樣說他們都知道我要處理工作,不必要都不會輕易來打擾我。同事也一樣,你可以先跟他們說,你早上要處理一些重要任務,待會兒再處理他們的事/跟他們談談。當然這種默契需要慢慢磨合,你也有責任告訴他們為什麼你正在處理什麼工作,為什麼不能夠被打擾。

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12. 充足睡眠

睡眠有助提升工作效率

很多人覺得時間需要揮霍才算得上青春,又或者覺得時間太寶貴而遲遲不願睡。但當睡眠不足時,會令身體的皮質醇上升,長期下來會影響一個人的思考、自我控制與學習能力,大大降低工作效率

大學時期曾有段時間也很晚睡,結果每天上課時記憶下降,做功課也要花比平常多一倍的時間。所以只放縱過一年,就沒有再晚睡過,除非真的有工作逼不得已(笑)。而且大量文章都說,失去了的睡眠時間是絕對不能補回來的。所以大家晚上還是早點休息吧!

13. 冥想 

冥想提升專注力

冥想,又可以稱為「靜觀」或稱「正念」(Mindfulness)。靜觀冥想是指對當下全然覺知和不加批判的態度,退後一步觀察,觀察念頭的浮現與消失有研究顯示,靜觀可以改變腦部結構,令大腦細胞產生變化。有規律地練習冥想,會讓人在處理事情時,不那麼容易被情緒帶走,而且能夠更有意識可以把集中力注意到一點之上。

冥想不是什麼複雜的事,無需打坐,也不花時間,專注於呼吸也可以做到。有時當我感到心煩意亂之際,也會突然意識到,停下來,深呼吸幾下。那些煩擾很快消失,能夠協助我很快重新整理自己,繼續工作。所以如果經常對工作感到很煩躁的人,不妨練習一下深呼吸吧!

14. 懂得Say no 

懂得say no,協助你專注,提升工作效率

管理別人的期望、懂得 Say no 非常重要。有很多時候,我們都希望得到其他人的喜歡與讚同,特別在工作上,因此對於別人的要求很容易 say yes,卻在不經不覺間將自己大部分的時間拿來取悅別人。

明白自己的能力所在、對自己誠實,當然能力範圍內可以幫忙,但如果自己不夠能力、不想去做的話,不妨Say no。相信我,大部分的事情不是真的那麼緊急,也不是一定非你幫不可,所以say  no 也不會有什麼壞事發生,唯一的事情,就是你能重新掌握屬於自己的時間。

15. 縮短決策時間

提升工作效率

很多人都有選擇困難症,我都有。但花太多時間在決策上,會大大影響之後的工作進度。有很多選擇並非真的有如此大影響(例如午餐吃什麼才好),而且很有可能花 20 分鐘所做的決定與你 幾秒鐘內完成的決定是一樣。所以從今天訓練自己短時間做非緊急事情的決策時間吧!

總結

這 15 個工作效率秘訣我每天都在實踐當中。當然很多人一開始會覺得很困難,先挑一個行動開始,慢慢建立習慣,當這個行動成為你日常生活的一部分後,就會好像呼吸一樣容易。例如工作前收拾桌面、寫下待辦清單等,都是一些花你很少時間,但卻會為你的效率帶來驚人改變的事項。

所以今天的任務就是,選一項你覺得最能夠開始的秘訣,持續 10 天有意識不間斷去做,建立你的良好小習慣,提升你的工作效率吧!

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by 莎莉

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