想提升工作效率，但又不知道從何入手？那請你一定要往下看！

「很想一天有 48 小時啊！」無論在工作抑或是生活上，我們都渴望提高工作效率，好讓我們能完成更多事情。每人一天只有24小時，但為什麼有些人總好像有能力完成比較多的事？關鍵其實在於你懂不懂得操控自己的身心。

接下來我將會整合坊間一般使用提高工作效率的方法，和我自己親身實際操作的分享。

跟拖延症說再見

莎莉曾經也患上「拖延症」，很多事情想完成卻經常無法完成。家中買了許多關於時間管理、心理學書想解決這個問題，但卻一直沒有成效 —— 本身想去溫習、工作，最後卻跑去看電視、滑手機。

最近因疫情關係，許多人都 Work from Home 在家工作，但卻因為太舒服的關係，而令拖延症更加嚴重。每到晚上，便為當天自己的所作所為悔恨不已，認為自己浪費了時間，甚至對自己慢了下來產生焦慮。

經過多年的Slash工作模式經驗，我發掘了一套新的工作模式，漸漸地，我每天幾乎都能完成我當天所設定的任務。其實這些並非什麼神奇的事，只需改變一些生活小習慣，就能瞬間提升你的工作效率。

15 個提高工作效率的秘訣

1. 提早一個小時起床

設定鬧鐘，在工作開始前提早一個小時起床，便可以獲得多一個小時完全沒人打擾的時間。

很多人辯說自己是「夜貓子」，所以只可夜睡不能早起，但其實真實的「夜貓子」只佔非常少數，不過也有研究指出，的確不是每個人都適合晨早起床。所以絕大部分人其實是介乎「晨型人」與「夜貓子」之間。所以我只是叫你根據自己的起床習慣，調早一個小時起床。

如果上班已經很早，不能再提早的話，建議大家可以從週末時間開始。很多人喜歡週末睡到自然醒，但總愛「翻睡」，有一種補償睡眠的心態，但一醒來往往已經是中午，剩下可以工作的時間變相少了很多，所以最後很容易會變成「什麼都沒做」。

即便在家工作、抑或是週末，我也會遵照平日上班時間休息（其實現在已經成為了定時自然醒，完全不辛苦，也無需鬧鐘）。多了這一小時，可以慢慢吃早餐、沖杯咖啡、拉筋、冥想、看新聞，讓自己身心都準備開展工作。就像考試一樣，給自己越多時間準備，越能減低焦慮，之後的工作效率也會提高很多哦。

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2. 為自己創造一個工作空間/ 儀式

每天在開始工作前，先花一點時間整理桌面，把桌子上多餘的、讓你分心的物件收拾好會大大提高你的集中力，也讓你工作更有效率。

此外，為了讓自己的心理上進入工作狀態，一點小儀式是必須的，好告訴你的身體，你要準備動工了！我自己會在開始工作前，泡一杯茶或咖啡放在電腦的右手邊。有些朋友會在工作前去廁所（笑），也有些人喜歡為自己點播一些背景音樂，轉換心情。

3. 每天臨睡前準備定隔天的待辦事項清單

每天晚上臨睡前，整理隔天要做的事情，寫成待辦清單（To-do-list）一來可以讓你隔天有動力起床，二來可以快速讓你進入工作狀態，避免了許多錯漏。

不知從那本書看過，人的腦部有一個結構，如果你有一樣事情應該要做，腦部便會定時向你發出信號，直至你完成這項工作為止。如果你有很多待辦事項，腦部將會承受很大的負荷，因為它要協助你「記得」這些事項，把這些事項寫下來就能大腦從這種壓力釋放，讓大腦輕鬆運作，增加效率。

4. 先做最需要用腦的事情/排好自己的 Pirority 

每個人一天要處理的事情非常非常多，我懂的，特別在公務上。所以設定自己的 priority 優先順序非常重要。不知道到底哪項事情最重要？可以參考下圖，將工作分成 4 類：重要但緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要而且不緊急的事。

被你歸類為重要但緊急，絕大部分應該是工作上的事吧。首先，其實並非所有工作相關都是很緊急的事。譬如你同事找你處理事項、公司收到電郵，有時其實可能一點都不緊急，所以你懂得如何分辨。而且這些事情，多數是為別人而做的事情，對你來說真正重要的，其實是「重要但不緊急的事」，因為那些多數是你自己的事情。

例如你自己的個人專案、你想發展的興趣等等。所以即使再忙，每天記得也要花點時間經營屬於你的自己事情，別讓那些看似很緊急但其實做完對你將來沒有太大幫助的工作，佔據你生活太多時間。如果不是，就很容易掉入「窮忙」的陷阱之中。

5. 了解自己最具生產力時間，做最難的事

很多時間管理書都會跟大家說，早上要處理最困難的事。不過這句話背後的意思是，在你最具生產力時工作。因為我知道很多人未必早上最具生產力，可以是下午、傍晚、或者是深夜。但無論哪一段時間你最具生產力，就盡量把最困難的事安排在那段時間吧！

以我為例，一般而言我通常會利用早上這段時間做最困難的工作，下午則從事 idea 構思等需要用腦但不需要文字的工作。因為當你最精神、最有精力時，也最具生產力，利用這段時間工作會事半功倍呢！

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6. 建立系統

建立工作流程，可以大大減少你工作方式的時間，讓你能夠快速完成工作。譬如建立 invoice 的 template、設立寫作的 SOP ：搜集資料、擬定題目、開始寫作、找圖片、甚至是旅行 pack 行李的清單等，因為這些都是經常會重複做的事，有了系統以後就可以節省許多時間。

7. 設立自己的休息時間

無論上班族、Slash在家工作的人，都需要好好設立自己的休息時間。

一開始我在家工作時，每天對著電腦10多個小時，因為沒有上班也沒有下班時間，我就一直做做做直到睡覺前半個小時，我才真正有休息的時間。後來我發覺這樣自己很緊張、也很容易覺得焦慮、睡眠質素也不太好。後來我就設定了工作時間，我像一般上班一樣，在家也是大概10點開始工作，中午 12 點到 2 點吃午飯、休息一下，下午繼續工作，直到 6 時多 7 時左右就休息了。

休息，是為了確保自己不會因太緊張而burnout。太緊張會導致效率下降，影響自己健康之餘，也會影響與家人朋友的關係。如果上班的話，千萬別讓工作影響你太多的私人休息或生活。假如你的生活只剩下了工作，那就是時候思考一下，要不要轉換其他工作了。

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8. 給予自己獎賞

你可以給予自己獎賞，為自己提供工作的動力。有研究發現，當你將一些複雜的工作選項與一些正面的獎勵聯繫時，能夠達成這些任務的機率將會大大提升。

我自己會這樣做，假如自己工作完一個早上後，下午我會可以準許自己看一套不用腦的電影/電視劇來獎勵自己（笑），又或者打遊戲機。這個獎勵可以是任何你自己喜歡做的、可以很不事生產的事情、甚至是邪惡的事情，例如吃甜品、玩遊戲機、買衫等等。

9. 專心處理一件事

許多研究顯示，人根本不能「Multi-task」，而只能在不同的工作中快速切換。所以不要再以「Multi-task」這項技能而驕傲，因為假如你不停在不同的任務中切換，其實會影響你的生產力。

試幻想原本你正在做 A，被打斷了切換成 B ，再回頭做 A 時，又需要花一段時間才能讓自己進入狀態，這樣比先完成 A 後再完成 B 要花上更多的時間。美國心理學會的研究報告顯示，「心智和大腦並不適合同時處理多項耗費心力的工作。」所以今日就專心做好一件事吧！

10. 關閉社交網絡

別高估自己的能力，避開引誘你們拖延的東西，關閉社交網絡吧！

Work from home 會面對很多引誘，因為沒有人去監管你，只能靠自律。很多人容易長期在線，看手機和朋友聊天。但社交網絡不但讓你分心，而且社交網絡上的新聞、別人的生活都會很容易讓你出現情緒低落、憂鬱、自卑的心態，這些心態都非常影響你的工作效率。

如果我想寫文章時，我一定會把臉書、Whatsapp 網上版關掉，好讓自己能夠專心寫作。

11. 安排幾段不被打擾的時間 

無論工作抑或在家，總是有很多人會來打擾你，大大影響你的工作效率。

例如同事叫你幫忙、老闆問你問題、媽媽叫你幫忙做家務或吃飯等。很多時他們是無心，所以為了避免這個情況出現，最好你先跟他們說你什麼時段在忙，叫他們盡量不要打擾你。

例如在家時，閉上房門工作前，我通常會與家人說一句，「我要工作了。」（這也是一種儀式）每次我這樣說他們都知道我要處理工作，不必要都不會輕易來打擾我。同事也一樣，你可以先跟他們說，你早上要處理一些重要任務，待會兒再處理他們的事/跟他們談談。當然這種默契需要慢慢磨合，你也有責任告訴他們為什麼你正在處理什麼工作，為什麼不能夠被打擾。

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12. 充足睡眠

很多人覺得時間需要揮霍才算得上青春，又或者覺得時間太寶貴而遲遲不願睡。但當睡眠不足時，會令身體的皮質醇上升，長期下來會影響一個人的思考、自我控制與學習能力，大大降低工作效率。

大學時期曾有段時間也很晚睡，結果每天上課時記憶下降，做功課也要花比平常多一倍的時間。所以只放縱過一年，就沒有再晚睡過，除非真的有工作逼不得已（笑）。而且大量文章都說，失去了的睡眠時間是絕對不能補回來的。所以大家晚上還是早點休息吧！

13. 冥想 

冥想，又可以稱為「靜觀」或稱「正念」（Mindfulness）。靜觀冥想是指對當下全然覺知和不加批判的態度，退後一步觀察，觀察念頭的浮現與消失。有研究顯示，靜觀可以改變腦部結構，令大腦細胞產生變化。有規律地練習冥想，會讓人在處理事情時，不那麼容易被情緒帶走，而且能夠更有意識可以把集中力注意到一點之上。

冥想不是什麼複雜的事，無需打坐，也不花時間，專注於呼吸也可以做到。有時當我感到心煩意亂之際，也會突然意識到，停下來，深呼吸幾下。那些煩擾很快消失，能夠協助我很快重新整理自己，繼續工作。所以如果經常對工作感到很煩躁的人，不妨練習一下深呼吸吧！

14. 懂得Say no 

管理別人的期望、懂得 Say no 非常重要。有很多時候，我們都希望得到其他人的喜歡與讚同，特別在工作上，因此對於別人的要求很容易 say yes，卻在不經不覺間將自己大部分的時間拿來取悅別人。

明白自己的能力所在、對自己誠實，當然能力範圍內可以幫忙，但如果自己不夠能力、不想去做的話，不妨Say no。相信我，大部分的事情不是真的那麼緊急，也不是一定非你幫不可，所以say  no 也不會有什麼壞事發生，唯一的事情，就是你能重新掌握屬於自己的時間。

15. 縮短決策時間

很多人都有選擇困難症，我都有。但花太多時間在決策上，會大大影響之後的工作進度。有很多選擇並非真的有如此大影響（例如午餐吃什麼才好），而且很有可能花 20 分鐘所做的決定與你 幾秒鐘內完成的決定是一樣。所以從今天訓練自己短時間做非緊急事情的決策時間吧！

總結

這 15 個工作效率秘訣我每天都在實踐當中。當然很多人一開始會覺得很困難，先挑一個行動開始，慢慢建立習慣，當這個行動成為你日常生活的一部分後，就會好像呼吸一樣容易。例如工作前收拾桌面、寫下待辦清單等，都是一些花你很少時間，但卻會為你的效率帶來驚人改變的事項。

所以今天的任務就是，選一項你覺得最能夠開始的秘訣，持續 10 天有意識不間斷去做，建立你的良好小習慣，提升你的工作效率吧！

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by 莎莉